Project secretaris

In het kort: Je gaat secretariële en organisatorische ondersteuning bieden aan projectgroepen, vergaderingen plannen, agenda’s beheren, notuleren, actiepunten bewaken en de projectleider ondersteunen binnen het programma Weerbare Samenleving.

Organisatie Werken voor de gemeenten Woerden en Oudewater betekent werken aan ambities in een dynamische organisatie met grote maatschappelijke verantwoordelijkheid. Ruim 500 talentvolle professionals werken voor twee gemeentebesturen die samen 60.000 inwoners vertegenwoordigen. Je bent werkzaam in een politiek bestuurlijke omgeving en centraal in het Groene Hart. De organisatie kent een informele werksfeer en heeft oog voor medewerkers met talent. We stimuleren ontwikkeling en brede inzetbaarheid. We bieden flexibiliteit in werkzaamheden en interessante interne projecten aan.

Team Team Veiligheid waarbij de kandidaat werkt voor het cluster Openbare Orde en Veiligheid

Opdracht Voor het programma Weerbare Samenleving zijn de gemeenten Woerden en Oudewater op zoek naar een administratief en organisatorisch sterke projectondersteuner die de projectleider ondersteunt bij de uitvoering van drie deelprojecten. Het programma richt zich op de implementatie van maatregelen vanuit de VNG om de organisatie en inwoners beter voor te bereiden op maatschappelijke crises en verstoringen. De opdrachtnemer verzorgt de secretariële en organisatorische ondersteuning van de projectgroepen en draagt bij aan een efficiënte voorbereiding, uitvoering en opvolging van overleggen en bijeenkomsten. Tot de werkzaamheden behoren onder andere:

• het plannen en organiseren van vergaderingen
• het beheren van agenda’s
• het voorbereiden en versturen van agenda’s en vergaderstukken
• het notuleren van bijeenkomsten
• het opstellen en verspreiden van verslagen
• het bijhouden van actie- en besluitenlijsten Daarnaast ondersteunt de opdrachtnemer bij de organisatie van interne en externe bijeenkomsten en zorgt voor een adequate afstemming tussen de betrokken projectgroepen en stakeholders. De werkzaamheden worden uitgevoerd in nauwe samenwerking met de projectleider Weerbare Samenleving. De inzet vindt plaats op maandag, dinsdag en donderdag. Voor vergaderingen en bijeenkomsten is fysieke aanwezigheid op locatie gewenst. Het doel van de opdracht is het bieden van professionele projectondersteuning, zodat de projectleider zich kan richten op de inhoudelijke aansturing en realisatie van de beoogde projectresultaten. De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Werkdagen De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Dinsdag, donderdag Is hybride werken mogelijk: Ja