Project secretaris

De gemeenten Woerden en Oudewater zoeken een administratief en organisatorisch sterke projectondersteuner voor het programma Weerbare Samenleving. Dit programma richt zich op de implementatie van maatregelen vanuit de VNG om de organisatie en inwoners beter voor te bereiden op maatschappelijke crises en verstoringen. Je ondersteunt de projectleider bij de uitvoering van drie deelprojecten.

Team

Je werkt binnen Team Veiligheid, voor het cluster Openbare Orde en Veiligheid.

Je verzorgt de secretariële en organisatorische ondersteuning van de projectgroepen en draagt bij aan een efficiënte voorbereiding, uitvoering en opvolging van overleggen en bijeenkomsten. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit het plannen en organiseren van vergaderingen, het beheren van agenda's, het voorbereiden en versturen van agenda's en vergaderstukken, het notuleren van bijeenkomsten, het opstellen en verspreiden van verslagen en het bijhouden van actie- en besluitenlijsten.

Daarnaast ondersteun je bij de organisatie van interne en externe bijeenkomsten en zorg je voor een adequate afstemming tussen de betrokken projectgroepen en stakeholders. Je werkt hierbij nauw samen met de projectleider Weerbare Samenleving. Het doel van de opdracht is het bieden van professionele projectondersteuning, zodat de projectleider zich kan richten op de inhoudelijke aansturing en realisatie van de beoogde projectresultaten.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. Je maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.