Directiesecretaresse voor Directeur / MT lid AIVD

Wil jij ondersteuning bieden aan managers die dagelijks bezig zijn met de veiligheid van Nederland? Kun jij werkzaamheden uit handen nemen, zodat zij zich nog beter kunnen focussen? Dan is deze echt iets voor jou!
Wat ga je doen?
Als managementondersteuner binnen de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) ondersteun je managers en daarmee de directie die onderzoek doet naar dreigingen in Nederland. Het is van groot belang dat deze managers zich goed kunnen concentreren op de inhoud. Doordat jij hen ondersteunt, kunnen zij nog beter hun werk doen.
In deze functie kun je in de volle breedte jouw vak uitoefenen. Jij bereidt overleggen voor, maakt actie- en besluitenlijsten tijdens overleggen en bent een spin in het web voor de directie en afdelingen/teams. Daarnaast valt agendabeheer onder jouw takenpakket en beheer je de e-mailinbox waardoor jij regelmatig gevoelige informatie onder ogen krijgt. Jij weet als geen ander hoe je op een professionele manier (zeer) geheime dossiers vormt en organiseert.
Bij ziekte of verlof van andere secretaresses op andere afdelingen ben je flexibel. Je vindt het prima om te wisselen van directie wanneer de situatie daarom vraagt. Zo blijf je jezelf bovendien uitdagen en zie je daarnaast veel van onze dienst.
Wat krijg je ervoor terug?
Een team managementondersteuners waarmee jij nauw samenwerkt op verschillende locaties. Er is aandacht voor elkaar waardoor je in een collegiale sfeer terechtkomt. Er zijn regelmatig contactmomenten op de afdeling waardoor je jouw collega’s goed leert kennen.

Functie-eisen:
Voor de functie van directiesecretaresse zijn wij op zoek naar iemand die organisatiesensitief is en goed kan werken in een zeer complexe omgeving. Je kunt goed prioriteiten stellen en de voortgang van werkzaamheden bewaken. Klantgericht en benaderbaar zijn termen die jou goed omschrijven. Daarnaast is het van belang voor deze functie dat jij flexibel omgaat met verandering en te allen tijde integer bent.
Daarnaast heb jij:
• Een hbo werk- en denkniveau, met in ieder geval een mbo 4 diploma in een secretariele richting
• Minimaal drie jaar werkervaring als managementondersteuner voor het Managementteam.
• Inhoudelijke kennis van en inzicht in ambtelijk en politiek-gevoelige beleidsonderwerpen en –processen.
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in zowel Nederlands als Engels.
• Ervaring in het opstellen en bijhouden van werkdossiers.
En ben jij:
• Flexibel in je werktijden en bereid op vaste dagen aanwezig te zijn, waaronder op vrijdagen.
• Leergierig en in staat om je professioneel te positioneren.
Vanwege de aard van onze werkzaamheden behoort thuiswerken niet tot de mogelijkheden. Wij werken volledig op kantoor in Zoetermeer.
De AIVD omarmt diversiteit en inclusie en wil graag dat medewerkers zich thuis voelen. Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten zijn een verrijking voor onze organisatie. Bij ons is iedereen die aan de voorwaarden voor een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) voldoet welkom, ongeacht culturele achtergrond, arbeidsvermogen, leeftijd, gender of seksuele voorkeur. Samen werken we aan de veiligheid van Nederland.