Managementondersteuning Plaatsvervangend Directeur-Generaal Beleid (487300)

De politiek-bestuurlijke omgeving waarin de medewerkers van het kabinet zich bewegen vereist correct en representatief optreden bij alle contacten, waarbij de belangen van de (plaatsvervangend) Directeur-Generaal, in brede zin worden behartigd.
Als managementondersteuner voer je secretariële, organisatorische en administratief ondersteunende werkzaamheden uit. Deze werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Coördineert het secretarieel (administratief) beheer rekening houdend met gestelde prioriteiten;
• Coördineert de afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken;
• het voeren van agendabeheer en coördinatie logistiek (vervoer). Het signaleren van ontwikkelingen, knelpunten en aandachtspunten en deze waar nodig onder de aandacht brengen van (adviseur) P-DGB.
• het zorgdragen voor afhandeling van verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken;
• het coördineren van complexe informatiestromen;
• Organisatorische werkzaamheden van algemene aard, van het organiseren van vergaderingen tot grotere bijeenkomsten;
• het fungeren als "buffer" en vraagbak naar de interne organisatie en externe omgeving;
• het bewaken van de voortgang en afhandeling van stukken;
• het verstrekken van informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen;
• het verzorgen van correspondentie op basis van globale aanwijzingen;
• het ontvangst en te woord staan van bezoekers.
• Waar nodig en proactief draag je bij aan werkzaamheden en doelstellingen van het Kabinet.

Functie-eisen

Werk- en denkniveau: MBO
Competenties/ gedragskenmerken:

• Klant- en mensgericht
• Samenwerkingsgericht
• Plannen en organiseren
• Proactief
• Signalerend
• Organisatiegericht
• Integer
• Leergierig
• Gestructureerd
• Communicatief Heb je nog geen ervaring als managementassistent, maar ben je op zoek naar een dynamische werkomgeving met veel afwisseling, verantwoordelijkheid en ruimte om jezelf te ontwikkelen? Dan nodigen we je van harte uit om te reageren. We kijken nadrukkelijk naar jouw motivatie, competenties en werk- en denkniveau en niet uitsluitend naar ervaring in een vergelijkbare functie. Ervaring in een andere rol waarin je hebt laten zien dat je kunt organiseren, verbinden, prioriteren en proactief handelen, kan minstens zo waardevol zijn.

Benodigde kennis en vaardigheden

• kennis van managementondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures;
• vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer, in coördineren van (complexe) informatiestromen en processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.
• vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie;
• Inzicht in en gevoel voor (ambtelijke en politieke) belangen en gevoeligheden, in primaire processen, in bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen;