Projectcoördinator A

Functieomschrijving

Je bent verantwoordelijk voor de regie op aan te leveren en te verzenden stukken vanuit de programmadirectie en vanuit sectorpartijen, en bewaakt de kwaliteit van het toets- en rapportageproces. Je doet proactief voorstellen om het aanleverproces te verbeteren en voert deze uit. Je structureert veel informatie overzichtelijk en bewaakt de actualiteit ervan. Je werkt vanuit de drie pijlers van projectbegeleiding: coördineren, procesbewaking en registreren. Daarnaast stel je zelfstandig agenda’s, correspondentie, notities en verslagen op en ondersteun je de vergadereffectiviteit door het overzicht te houden over acties en opvolging.

Belangrijkste taken

• Coördineren: Afstemmen en organiseren van activiteiten, mensen, middelen en informatie zodat voorbereidingen soepel en efficiënt verlopen; signaleren en sturen van procesoptimalisaties en verbeterideeën; verbinding leggen tussen acties en afspraken binnen diverse sectorpartijen en opdrachtgever(s).
• Procesbewaking / Toetsproces / Rapportageproces: Bewaken dat het team zich aan planningen houdt; indien nodig bepalen hoe planning wel gehaald kan worden en afwijkingen goed motiveren; coördinerende rol in het toetsproces en bewaken van (proces)planningen in overleg met de Manager Programmabeheersing.
• Registreren / Administreren: Structureren en systematisch vastleggen van gegevens, communicatie, besluiten en documentatie voor transparantie, verantwoording en terugvindbaarheid; toezien op naleving van archiveringsregels.
• Documentreview en feedback: Zelfstandig een eerste reviewslag uitvoeren in documentatie en feedback terugkoppelen voordat stukken bij de Manager Programmabeheersing komen.
• Vergader- en actiemanagement: Opstellen van agenda’s en verslagen, ondersteunen van vergadereffectiviteit en bijhouden van acties en opvolging.
• Netwerken en teamverbinding: Fungeren als teamverbinder en een rol pakken in processen en netwerken binnen de programmadirectie.

Gewenste vaardigheden en eigenschappen

• Ruime ervaring in meerdere relevante vakgebieden en aantoonbare vaardigheid om die ervaring in te zetten ter verbetering van de organisatie.
• Sterk in het overzichtelijk structureren van grote hoeveelheden informatie en het bewaken van actualiteit.
• Proactief, met een hands-on houding voor procesverbetering en uitvoering van verbeterideeën.
• Goed in coördinatie, procesbewaking en registratie/administratie.
• Schriftelijke vaardigheden voor het zelfstandig opstellen van agenda’s, correspondentie, notities en verslagen.
• Vaardig in samenwerken met managers en diverse (sector)partijen en in het verbinden van stakeholders.

Eisen

• Minimaal aantal jaar werkervaring in: bij voorkeur tot 5 jaar ervaring in
  een vergelijkbare coördinerende rol
• Ervaring met: Windows, powerpoint, Excel, kanban, Microsoft outlook

Competenties

• Je bent een echte teamverbinder
• Je levert een proactieve bijdrage aan de het geheel
• Je werkt nauw samen met de programmamanager en de andere leden van het
  programmateam
• Je deinst niet terug voor complexiteit en uitdaging
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling
  als schriftelijk
• Je bent zelfstandig, initiatiefrijk, vasthoudend en veerkrachtig
• Je hebt een hoge mate van omgevingssensitiviteit en betrekt partijen bij
  het proces
• Je kunt omgaan met weerstand en veranderingen en weet draagvlak te creëren
• Je onderhoudt zelfstandig contacten met interne en externe sectorpartijen
• Nauwkeurigheid, integriteit en efficiëntie zijn voor jou vanzelfsprekend

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar We helpen je graag verder!