Documentalist -MN A-vaarwegen Noord

Functietitel

Documentalist
Standplaats: Lelystad
Uren: 12–16 uur per week

Opdrachtomschrijving

Als documentalist ben je verantwoordelijk voor het beheer van het digitaal projectarchief en de archivering in het documentmanagementsysteem (DMS) door (project)medewerkers. De opdracht wordt uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project en omvat taken op het gebied van registreren, metadateren, ordenen, waarderen, selecteren en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Je draagt zorg voor actueel beleid en middelen voor documentbeheer en archiveert dossiers conform geldende kaders.

Taken

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Verlenen en intrekken van autorisaties in het gebruikte DMS.
• Maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het DMS naar behoefte van medewerkers.
• Instrueren en coachen van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming uitvoeren.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Actueel houden van documenten die bij het projectarchief horen (kaderinstrumenten, werkafspraken, high value lijsten, enz.).
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Toezien op het juiste verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders en het tijdig beschikbaar stellen van informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken).
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB) en inventariseren/melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.
• Zorgen voor archiefoverdrachten naar DIM inclusief benodigde voorbereidende activiteiten.

Resultaat van de opdracht

• Een ingericht projectarchief volgens afgesproken kaders en kwaliteitseisen (ordeningsstructuur, waarderen en selecteren, toepassing van metadata).
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Leiding en toezicht

De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder aansturing van de opdrachtgever.

Meest essentiële competenties

• Analyseren / analytisch denkvermogen
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden
• Rapportagevaardigheden en het kunnen opstellen van hulpmiddelen
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• Luisteren (de vraag achter de vraag achterhalen)
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn
• Pro-actieve instelling
• Plannen en organiseren
• Zelfontwikkeling
• Zelfstandigheid

Eisen

• Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen.

Wensen

• Kennis van en ervaring met onderhoudsprojecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie.

Eisen

• Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het
  vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document
  Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en
  dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen

Wensen

• Kennis van en ervaring met onderhouds-projecten
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR,
  Toepassingsmodel metadata)
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie

… lees de volledige omschrijving bij GreenPepper.