Documentalist MN A Vaarwegen Noord

Functieomschrijving

Je voert het beheer van de archivering in het documentmanagementsysteem uit binnen de richtlijnen van het project. Het beheer omvat het registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten en informatie. Je zorgt voor een actueel ordeningsplan, waardeert dossiers, autoriseert medewerkers, geeft training/opleiding aan projectmedewerkers en zorgt voor de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van projectmedewerkers zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoeren.

Taken en verantwoordelijkheden

• Registratie en metadata: registreren en metadateren van documenten en informatie.
• Ordenen en classificeren: ordenen, classificeren en toepassen van vertrouwelijkheidsregels.
• Ordeningsstructuur en dossiers: toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Autoristaties en toegang: opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix; verlenen en intrekken van autorisaties voor het documentmanagementsysteem.
• Standaardweergaven en zoekvragen: maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het systeem naar behoefte van medewerkers.
• Instructie en coaching: instrueren en trainen (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat hun taken op het gebied van documentbeheer en archiefvorming kunnen uitvoeren.
• Beheer van beheerinstrumenten: actueel houden van documenten die bij het projectarchief horen (kaderinstrumenten, werkinstructies, handleidingen, high value lijsten, etc.).
• Documentverwerking en routering: verplaatsen van documenten en (sub)dossiers; toezien op juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders; tijdig beschikbaar stellen van juiste informatie en routeren van post- en e-mailstukken.
• Archiefoverdrachten: zorgen voor archiefoverdrachten naar DIM inclusief de benodigde voorbereidende activiteiten.

Doel van de opdracht

• Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de gemaakte afspraken en aan gestelde kwaliteitseisen (ordering, waarderen en selecteren, toepassing van metadata).
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (bijv. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Omvang

Werktijd: 12 tot 16 uur per week.

Eisen

• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document
  Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en
  dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen

Wensen

• Kennis van en ervaring met onderhouds-projecten
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR,
  Toepassingsmodel metadata)
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie

Competenties

• Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-om mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare
  oplossingen)
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
  Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen de organisatie speelt)
• Pro-actieve instelling
• Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen
  en je deadlines zonder stress halen)
• Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit
  toe op je werk)
• Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het
  initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig
  hebt)

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen?

… lees de volledige omschrijving bij GreenPepper.