BUSINESS ADMINISTRATION SUPPORT JG9

Functie

Personal Assistant to the IDT GM — Je biedt hoogwaardig administratief, plannings- en coördinatie‑ondersteuning zodat het technologieleiderschap effectief kan opereren. Je werkt vanuit Den Haag en ondersteunt de GM bij prioriteiten, agendabeheer, vergaderingen en communicatie.

Wat je gaat doen

• Beheren van de agenda, prioriteiten en dagelijkse workflow van de GM.
• Optreden als vertrouwenspersoon en filter voor verzoeken en informatie; beoordelen wat aandacht nodig heeft, gedelegeerd kan worden of kan wachten.
• Organiseren van vergaderingen, leiderschapssessies, teamevenementen en externe bijeenkomsten.
• Voorbereiden van agenda’s, briefingmateriaal, notities en opvolgacties.
• Coördineren van reizen, onkosten en andere administratieve processen.
• Zorgen voor heldere en tijdige communicatie binnen het technologieleiderschapsteam en naar bredere stakeholders.
• Omgaan met gevoelige informatie met zorg, discretie en gezond verstand.
• Opbouwen van sterke werkrelaties met assistenten, leiders en collega’s op verschillende locaties en tijdzones.
• Praktische verbeteringen voorstellen voor teamroutines, planning en administratieve processen.
• Ondersteunen bij onboarding, teambetrokkenheid en belangrijke leiderschapsmomenten.

Wat je meebrengt

• Aantoonbare ervaring als administratief medewerker of persoonlijk assistent voor senior leiders.
• Vloeiend in woord en geschrift in zowel Nederlands als Engels.
• Sterke organisatorische vaardigheden en vermogen om concurrerende prioriteiten en veranderende deadlines te beheren.
• Ervaring met coördinatie van complexe agenda’s, vergaderingen, reizen en bedrijfsadministratie.
• Goed beoordelingsvermogen: prioriteren van verzoeken, filteren van informatie en tijdig escaleren van relevante onderwerpen.
• Gedegen kennis van Microsoft Office (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint).
• Vermogen om vertrouwelijke informatie discreet en professioneel te behandelen.
• Ervaring met samenwerking met senior stakeholders in verschillende teams, locaties of tijdzones.

Bij voorkeur

• Ervaring met ondersteuning van leiders in technologie, digital, transformatie of in een grote corporate omgeving.
• Ervaring met het organiseren van leiderschapsvergaderingen, town halls of teamevenementen.
• Ervaring met het beheren van onkosten en gerelateerde administratieve processen.

Aanbod

Je brengt je vaardigheden en ervaring in en werkt in ruil daarvoor met getalenteerde, betrokken mensen aan belangrijke uitdagingen. Je krijgt de mogelijkheid je vaardigheden verder te ontwikkelen in een omgeving waar eerlijkheid, integriteit en respect worden gewaardeerd, en waarin je je prioriteiten kunt balanceren om de beste versie van jezelf te worden.

Sollicitatie

Let op: CV en motivatie moeten in het Engels worden aangeboden. Het CV dient in Word‑format te worden aangeleverd.

Eisen

• Proven experience providing administrative or personal assistant support to
  senior leaders
• Fluency in written and spoken Dutch and English
• Strong organisational skills, with the ability to manage competing
  priorities and changing deadlines
• Experience coordinating complex diaries, meetings, travel and business
  administration
• Sound judgement, with the ability to prioritise requests, filter
  information and escalate the right topics at the right time
• Strong working knowledge of Microsoft Office tools, including Outlook,
  Teams, Word, Excel and PowerPoint
• Ability to handle confidential information with discretion and
  professionalism
• Experience working with senior stakeholders across different teams,
  locations or time zones

Wensen

• Experience supporting leaders in technology, digital, transformation or a
  large corporate environment
• Experience organising leadership meetings, town halls or team engagement
  events
• Experience managing expenses and related administrative processes

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is.…

… lees de volledige omschrijving bij GreenPepper.