Project “Wasstraat” Informatiebeheer in beweging

Opdracht: Begeleider informatieopschoning Rol en doel

Doel: Je begeleidt, ondersteunt en instrueert alle afdelingen en hun medewerkers volgens een vaste aanpak (een “wasstraat”) om oude en actuele informatie consequent en consistent op te schonen en op de juiste locatie op te slaan. Hierbij ligt de nadruk op vindbaarheid, beheer, retentie en toekomstige (her)bruikbaarheid en samenwerking.

Resultaten

• Opgeruimde en beheerde werkomgevingen met alleen actuele en relevante informatie op de juiste plek.
• Niet-relevante of verlopen informatie is verwijderd.
• Professioneel gemanaged project met tijdig gemelde beheersrisico’s.
• Toepasbare en toekomstbestendige werkwijzen voor medewerkers in de omgang met documenten en informatie.

Gewenste situatie

• De wasstraat is organisatiebreed uitgevoerd en toegepast.
• Oude documenten en data zijn opgeschoond, verwijderd of verplaatst naar een nieuwe omgeving en waar nodig verrijkt met metadata.
• Medewerkers weten waar en hoe documenten (met welke metadata) nu en in de toekomst moeten worden opgeslagen.
• Documenten zijn beter vindbaar en (her)bruikbaar.
• Alle informatie is voorzien van retentietermijnen.
• Aantal dubbele en onjuist opgeslagen documenten is geminimaliseerd.
• Teams werken efficiënter samen door gezamenlijke afspraken, instructies en kennisoverdracht.
• Aandacht voor samenwerking, archivering en informatieveiligheid is verhoogd.

Taken en werkzaamheden

• Formuleren van een standaard schoningsaanpak voor oudere en actuele informatie.
• Dagelijkse projectleiding en -verantwoording inclusief planning, sturing en rapportage.
• Afdelingsgewijze uitvoering van de schoningsaanpak.
• Inventarisatie en analyse van de huidige document- en dataopslag; identificeren van exoten.
• Vertaling van de huidige opslag naar de nieuwe documentopslag en -structuur.
• Opschonen en plaatsen van documenten in een logische structuur; verrijking met metadata waar nodig.
• Adviseren over structuur, retentietermijnen en metadata.
• Begeleiden, uitleg geven en coachen van medewerkers tijdens uitvoering en bij beslissingen over meenemen, verwijderen, archiveren of verplaatsen van bestanden.
• Monitoren en vastleggen van de toepassing van de aanpak en signaleren van beheersrisico’s en verbeterpunten.

Wij vragen

• Een voorstel voor een bewezen schoningsaanpak en een grove planning om de doelstellingen te bereiken.
• Beschikbaarheid van medewerker(s) om de aanpak samen met de organisatie uit te voeren.
• Aantoonbare ervaring met uitvoeren van schoningsaanpakken, documentanalyse en documentbeoordeling.
• Aantoonbare ervaring met structureren en ordenen van informatie.
• DAGELIJKSE leiding van het project en sterke communicatieve, overtuigings- en coachingsvaardigheden.
• Kennis van gemeentelijke werkprocessen en relevante wet- en regelgeving (informatiebeheer, privacywetgeving en retentietermijnen).
• Kennis van gemeentelijke documentomgevingen, zoals Teams, zaak- en processystemen en Document Managementsystemen.

Eisen

• Opstellen en aanleveren van een plan van aanpak op hoofdlijnen waarin wordt
  beschreven hoe opdrachtnemer de beschreven opdracht zou realiseren (max. 6
  pagina’s)
• De projectleider en de in te zetten professionals hebben minstens drie
  soortgelijke opdrachten in de afgelopen vijf jaar uitgevoerd die
  aantoonbaar vergelijkbaar zijn met de beschreven opdracht van gemeente
  Nieuwegein; vermeld de referentieprojecten in de offerte met rol, duur,
  behaalde resultaat en referenten

Wensen

• Duidelijkheid in de beschrijving van de aanpak en de fasering om de
  gewenste situatie te realiseren
• Duidelijkheid in de beschrijving hoe er draagvlak wordt gecreëerd bij de
  afdelingen en hoe medewerkers worden gecoacht
• Duidelijkheid in de omschrijving van kansen, risico’s en randvoorwaarden
  die opdrachtnemer ziet om de resultaten wel of niet gerealiseerd te
  krijgen

… lees de volledige omschrijving bij GreenPepper.