Projectsecretaris

Functieomschrijving

Rol: Je ondersteunt, adviseert en bent de rechterhand en sparringpartner van de projectmanager voor ICT-projecten. Je organiseert de projectdocumentatie, bewaakt de projectplanning, signaleert (mogelijke) afwijkingen en risico's, organiseert overleggen, stelt agenda's op, bewaakt besluitvorming, verzorgt verslaglegging en informeert relevante partijen. Je bewaakt tevens de nakoming en borging van acties.

Taken en verantwoordelijkheden

• Fungeren als sparringpartner en rechterhand van de projectmanager en proactief oppakken van zaken die op het pad van het project komen.
• Actueel houden van de planning, proactief bewaken van de voortgang en signaleren van afwijkingen in de planning en doen van voorstellen voor beheersmaatregelen.
• Zorgdragen voor het tot stand komen van de projectdocumentatie en leveren van een inhoudelijke bijdrage aan stukken ten behoeve van projecten.
• Coördineren van het risicoregister en bijhouden van het issuelog.
• Signaleren van risico's en issues.
• Verzorgen van de communicatie rond het project, zowel intern als extern.
• Ondersteunen van het inkoopproces.
• Beheren van het projectarchief.
• Bijhouden van het financiële overzicht, zoals controleren van geboekte uren en registreren van verplichtingen.
• Opstellen van voortgangsrapportages.
• Organiseren van de verschillende overleggen, inclusief regelen van de benodigde faciliteiten of voorzieningen.
• Bewaken van het proces.

Eisen

• Kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Kandidaat beschikt over kennis van ICT-projecten en/of -programma's.
• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring met het ondersteunen van project- of programmamanagers, waaronder ervaring met ten minste één ICT-project.
• Ervaring als (IT) projectsecretaris en/of Project Management Officer (PMO) van minimaal 3 jaar.

Competenties en vaardigheden

• Proactief en sterk in organiseren; vermogen om structuur aan te brengen en overzicht te bewaken.
• Bekend met opstellen en beheren van projectplanning en risicoregisters; ervaring met voorbereiden van stuurgroep-/projectactiviteiten.
• Werkervaring met Excel of Microsoft Project voor het maken van planningen.
• Stressbestendig; goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
• Creatief, enthousiast en in staat anderen te motiveren.
• Omgevingssensitief; 'spin in het web' en een bindende factor binnen het project.

Wensen

• Afgeronde opleiding in projectmanagement of aantoonbare werkervaring als Project Management Officer (PMO).
• Ervaring met ICT-projecten en/of programma's, waarbij het maken van planningen relatief zwaar weegt.
• Beschikking over de gevraagde competenties en vaardigheden (toetsbaar in CV, motivatie en/of gesprek).
• Ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever.

Eisen

• Kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau
• Kandidaat beschikt over kennis van ICT-projecten en/of programma's
• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring als (IT) projectsecretaris
  en/of project management officer

Wensen

• Beschikt over een afgeronde opleiding in projectmanagement of aantoonbare
  werkervaring als Project Management Officer (PMO)
• Heeft ervaring met ICT-projecten en/of programma's, waarbij ervaring met
  het maken van planningen zwaarder weegt
• Beschikt over de gevraagde competenties en vaardigheden
• Heeft ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever

Competenties

• Beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau
• Heeft een opleiding Projectmanagement of Project Management Officer
• Heeft minimaal 3 jaar ervaring met het ondersteunen van project- of
  programmamanagers, waaronder ervaring met tenminste één ICT-project
• Ervaring met ICT-projecten op het gebied van identificatie en authenticatie
  is een pré
• Is proactief
• Is sterk in organiseren
• Brengt structuur aan
• Bewaakt overzicht

… lees de volledige omschrijving bij GreenPepper.